In de aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen in 2018 heb ik in opdracht van Probiblio debatten geleid in verschillende bibliotheken. Hierbij hebben we een handleiding ‘hoe organiseer ik een debat’ geschreven. Hierin staat een stappenplan voor het opzetten van een debat en een hoop nuttige tips over de organisatie van een debat: waar begin je, wanneer betrek je je debatleider en hoe zorg je dat de zaal vol zit? De belangrijkste tips zijn: bezint eer ge begint en werk vanuit een goed idee wat je wil bereiken. En begin vroeg.

Begin met het maken van de uitnodiging.

Zo begin je met denken vanuit de bezoeker.

Voor mij was het heel leuk om deze debathandleiding te maken: het laat je weer eens nadenken over het vak van debatleider. Wil je ook een debat organiseren? Dan is de handleiding een leuk hulpmiddel. Vanwege de copyright kan ik het niet zomaar online zetten, maar stuur me een mailtje en ik stuur het je toe (en nee, je komt daarmee niet op een mailinglijst en je krijgt geen reclame van me).

zie ook mijn videos met eventtips:
http://www.rogierelshout.eu/posts/vlog-wat-is-de-beste-zaalopstelling-voor-een-congres-of-debat/

http://www.rogierelshout.eu/posts/vlog-event-marketing-zorg-vol-een-volle-zaal-protip/

Handleiding
DEBATTEN ORGANISEREN
IN DE BIBLIOTHEEK

Deze handleiding is in opdracht van c.q. in samenwerking met ProBiblio ontwikkelt door Rogier Elshout. We doen daarmee een handreiking; pak die handschoen op! Deze handreiking is overigens geen ultieme waarheid en pretendeert niet allesomvattend te zijn. In de geest van het organiseren van
debat is het ‘slechts’ een bepaalde bijdrage om de debatcultuur in je eigen Bibliotheek een plek te geven. Maar waarbij het wél gaat om kwaliteitsdebatten!

© Rogier Elshout dagvoorzitter, presentator en debatleider
www.rogierelshout.eu / rogier@rogierelshout.eu / 06-24 76 89 48

IT STARTS WITH WHY
It starts with why is de filosofie van Simon Sinek,
https://www.ted.com/talks/simon_sinek_how_great_leaders_inspire_action
Waarom wil je als Bibliotheek debatten organiseren? Wat wil je er mee bereiken? Wie wil je bereiken?
En waarom? En vooral: in welke behoefte voorzie je? En stel je dan de vraag: wat moet er de dag na
het debat anders zijn dan de dag er voor?
Bedenk daar na de HOW: wat moet er in een event zitten om die doelen te halen.
Denk pas daarna over de WHAT: wie nodig je uit, wanneer is het en alle praktische zaken.
3.1 Waarom zou je het willen als Bibliotheek
Je debat moet voorzien in een behoefte. In elk geval van de Bibliotheek. En vanzelfsprekend ook van
het publiek; anders komt er niemand.
3.1.1.
Startpunt
Bibliotheek Bezoekers Gemeenschap Algemeen nut
Als Bibliotheek heb je
bepaalde doelen die
met een bijeenkomst
kunnen worden
vervuld. Bezoekers van de
Bibliotheek hebben
behoefte aan de
bijeenkomst. In of vanuit de stad/
dorp waar je opereert
is er behoefte. Er is een algemeen
maatschappelijke
behoefte waar een
debat in kan voorzien.
3.1.2.
Doelstellingen bibliotheken
Bibliotheken dienen tegenwoordig conform de bibliotheekwet Wsob ook activiteiten te organiseren op
het gebied van Ontmoeting & Debat. Sterker nog: het is een kerntaak vanuit de overheid, waarop
dient te worden geacteerd en de Bibliotheek wordt afgerekend.
In de wet staat het als volgt geformuleerd:
Een voor een ieder toegankelijke openbare bibliotheekvoorziening omvat in ieder geval de volgende
functies, die bijdragen aan de persoonlijke ontwikkeling en verbetering van de maatschappelijke
kansen van het algemene publiek:
a. ter beschikking stellen van kennis en informatie;
b. bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie;
c. bevorderen van lezen en het laten kennismaken met literatuur;
d. organiseren van ontmoeting en debat; en
e. laten kennis maken met kunst en cultuur.
De aandacht voor Ontmoeting & Debat lijkt vanuit de wet gecoverd, de kwaliteit van debatten moet
echter nog gewaarborgd worden, iets wat lastiger in een wet is vast te leggen. Vanuit de functie van
Ontmoeting & Debat is ook relatief makkelijk de relatie te leggen naar de andere bibliotheekfuncties.
De nadruk op de kwaliteit van de debatten is nieuw; de herkenbaarheid zit in het laagdrempelige
contact en de communicatie met de burger.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 20187
3.1.3.
Behoefte publiek
Als het publiek – of beter: je precieze doelgroep – geen behoefte heeft aan het event, komt er
niemand en haal je dus je doel niet. Bedenk daarom al vroeg: waarom zou de doelgroep willen
komen? En wat houdt ze tegen (drempels). Kijk vervolgens of je iets kunt bedenken waarmee je zowel
je beoogde doelgroep aanspreekt als de doelstelling van de Bibliotheek behaalt.
Waak voor events voor ‘iedereen’, die slaan meestal niet aan. Het is belangrijk om je doelgroep goed
voor je te hebben of te werken vanuit persona’s.
Inhoud en vorm
Bij jongerendebatten zie je nog wel eens dat dit misgaat. Je wilt bijvoorbeeld jongeren naar je de
lezing over 18 e -eeuwse literatuur trekken, maar je voorziet al dat jongeren daar niet op af komen. Die
zijn natuurlijk wel te porren voor gratis eten en het optreden van de lokale rapper. Dus regel je dat
jongeren die naar je lezing komen daarna gratis eten krijgen en er een optreden is. Klinkt goed, maar
de inhoudelijke boodschap komt dan niet over. Dus let op: jongeren trappen daar niet altijd in. En als
ze er wel in trappen, zitten ze met tegenzin bij je lezing. Lok mensen dus niet met leuke dingen
rondom je event, maar zorg dat je event in de kern aantrekkelijk is, verpak het passend en misleid
niet (inhoud en vorm sluiten op elkaar aan). Misschien kun je een leuke workshop doen waar de
rapper met jongeren en ouderen raps maakt op basis van 18 e -eeuwse literatuur? En zorg dat de
lezing ook boeiend is. Of kies gewoon een ander onderwerp.
3.2 Waar begin je?
Een debatcultuur, lees: het opbouwen van vaardigheden met het organiseren van debatten, krijg je pas
in je organisatie wanneer je het vaker doet, experimenteert met verschillende vormen, het publiek op
diverse manieren betrekt, etc.
Dus gewoon beginnen en doen, doen, doen! Let wel: de directie moet er achter staan en ondersteunen
met woord en daad (lees: budget en uren). Beleg het in eerste instantie bij een ‘believer’, iemand die
dat ‘debat-dna’ al heeft, niet te beroerd is om af te wijken van gebaande paden en de overige collega’s
zoveel mogelijk meekrijgt in de ontwikkeling van een debatcultuur.

Enkele tips:

Beleg het intern bij een talentvolle programmaleider ‘debatten’.

Investeer in materialen en inrichting maak per debat budget vrij voor de uitvoering.

Begin er gewoon aan en doe het.

Next level debatorganisatie: leg de programmaraad/redactieraad bij vrijwilligers.

Neem je collega’s mee in deze cultuurverandering.
3.2.1
Test je idee door een opzet voor de uitnodiging
Als je een eerste idee hebt, begin dan niet met een uitgebreid projectplan (in beleidstaal), maar maak
dan eens een wervingstekstje voor je doelgroep om naar het debat te komen en check of je de
volgende vragen positief kunt beantwoorden:
Als ik de doelgroep was dan:
1.
snap ik waar deze avond over gaat.
2.
is het duidelijk wat ik er aan heb.
3.
zou ik komen.
Kun je op alle vragen volmondig ja antwoorden dan heb je een goed idee te pakken.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 20188
3.3 Algemene uitgangspunten
Stel een aantal uitgangspunten op waar elk event aan moet voldoen. Onze events zijn (bijvoorbeeld):

Maximaal interactief
Hebben altijd een verrassend onderdeel
Duren nooit meer dan 105 minuten
Vlot en in stevig tempo, nooit saai
In de grote hal van de Bibliotheek
Gratis
Tijdens drukke tijden en uitnodigend voor mensen die langslopen om (even) aan te schuiven
Professioneel: licht, geluid, beeld en opstelling zien er goed uit
Worden minstens met een 8 beoordeeld door het publiek. We doen het goed of we doen het niet.
Nooit in theateropstelling, altijd in een interactieve opstelling
Altijd toegankelijk voor mensen die tot op zekere hoogte Nederlands spreken
Natuurlijk kun je sommige uitganspunten laten verschillen voor verschillende doelgroepen/series.
Bijvoorbeeld:
• Onze lezingen door schrijvers op woensdag worden door tenminste 15 mensen (boekenwurmen
(leden die >3 boeken per maand lenen) bezocht en zijn van hoog intellectueel en verdiepend
niveau, de spreker houdt een monoloog van 45 minuten.
• Onze ‘Timboektoe actueel’ debatten op zaterdag worden door ten minste 50 mensen en zijn
toegankelijk, actueel en begrijpelijk voor iedereen, er zijn nooit monologen.
3.4 Eenmalig of een serie
Succes kost tijd. Mensen naar een eenmalig event lokken is moeilijk. Het wordt makkelijker als je
series programmeert: een terugkerend format (politiek café met een vast stramien bijvoorbeeld drie
politici, drie stellingen, muzikaal intermezzo, dichter, vaste presentator) op een regelmatige tijd (elke
laatste zaterdag van de maand), met een rode draad in de programmering over actueel
maatschappelijke onderwerpen.
In het ideale geval hoef je het specifieke event niet eens meer uitgebreid te promoten, maar is voor
50% van je publiek de naam van het event genoeg (sommige mensen kijken naar De Wereld Draait
Door vanwege een bepaalde gast, maar de meeste mensen kijken omdat ze weten dat het elke avond
om 19.00 is en elke keer weer een leuk programma is).
Voordelen voor de Bibliotheek:
Er is een kapstok voor de programmering
Het format kan steeds verder aangescherpt worden
Het publiek neemt na elk event verder toe
Het wordt steeds makkelijker gasten te krijgen (“het politiek café? Ja dat ken ik wel, dat is
altijd leuk”).
Helpt je ook te beperken: te veel events is teveel werk en steeds lastiger vol te krijgen.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 20189
3.5 Voor iedereen, voor een doelgroep of op uitnodiging
Sommige events zijn voor het grote publiek. Maar als je iedereen tevreden probeert te stellen, maak je
niemand echt blij. Durf daarom ook je doelgroepen specifiek te benoemen.
Je kunt er zelfs voor kiezen sommige events alleen voor genodigden te organiseren. Dat heeft als
voordeel:
1.
Het heeft iets exclusiefs, genodigden zullen daardoor meer geneigd zijn te komen
2.
Het debat kan naar een hoger niveau getild worden
Voor een openbare instelling als een Bibliotheek is dit wellicht geen voor de hand liggende keuze.
Denk hier wel goed over na. Je kunt namelijk wel als debatpodium ‘je deuren openzetten’ voor
klanten en organisaties die tegen betaling van je zaal en faciliteiten gebruik maken. Dat is geen
probleem, maar wees daar open in en communiceer over de verschillende vormen die jouw debatten
dan kunnen krijgen.
3.6 Invulschema
Titel event
Aanleiding
Thema
Hoofdvraag
Doelgroep(en)
Doelen per doelgroep
Wanneer is het event
een succes
Wanneer heeft het event
gefaald
Waarom zou de
doelgroep komen /
welke behoefte van de
doelgroep vervult het
Mogelijke werkvorm
Zijn sprekers nodig?
Mogelijke sprekers
Mogelijke gespreksleider
Wat is een goed
moment voor de
doelgroep + concept
datum
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201810
4
CONCEPTONTWIKKELING
Begin ruim van te voren met de organisatie van je event. Vooral het uitnodigen kost veel tijd, zorg er
dus voor dat je op tijd een format hebt.
4.1 Betrek als eerste je debatleider
Vraag je een dagvoorzitter/presentator/debatleider? Betrek die als eerste, voor je sprekers vraagt of
iets anders regelt. Kies een professionele debatleider die je kan helpen met het scherp stellen van je
doelen en kan meedenken over het ideale format om die doelen te halen.
Dat iemand veel van een onderwerp weet maakt iemand nog geen goede debatleider. Juist niet! Zo
iemand gaat meepraten over de inhoud en dat gaat het gewone publiek al snel boven de pet. Een
goede debatleider is de expert in de vorm, niet op de inhoud.
De debatleider; betrek hem/haar erbij voordat het event helemaal is ingevuld.
Debatleider Rogier Elshout legt uit wat het ideale moment is om de debatleider te vragen
https://www.youtube.com/watch?v=FzkCn6N0lJs
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201811
4.2 Ontwikkel een programma
Bedenk samen met de debatleider een goed programma, dat voldoet aan je uitgangspunten.
Maak je een serie? Maak dan aan het begin alvast zowel de verticale (welke onderdelen komen elke
keer terug) als horizontale programmering (hoe vul je die onderdelen per event in).
Bijvoorbeeld:
Politiek café

Januari Februari Maart April Mei

Thema Het zwembad Hondenpoep Bijstand De brug Festivals
Presentator Meneer/mevrouw
X Meneer/mevrouw
X Meneer/mevrouw
X Meneer/mevrouw
X Meneer/mevrouw
X
Hoofdvraag Moet er een nieuw Moet de gemeente Moet de gemeente Moet de brug van
zwembad komen
de nieuwe
een tegenprestatie hout of van steen
of knappen we het poepzuiger kopen? invoeren?
worden?
oude op? Moeten er meer of
minder festivals in
Timboektoe?
Deskundige Badmeester Prof Henk van
Vliet, poepoloog Iemand van de
SER Een ingenieur ?
Politicus A Janssen van partij
A (voor nieuw) Linszen van partij
C (voor) Bouhari partij A
(voor) Bleker partij D
(hout) Helmers partij E
(meer)
Politicus B Peters van partij B
(voor opknappen) Bleker van partij D
(tegen) Gerven partij D
(tegen) Nieuwe partij A
(steen) Iemand van partij
C (tegen)
Muzikaal
intermezzo Zanger Rinus Zanger Rinus Zanger Rinus Zanger Rinus Zanger Rinus
Buurtreportage/ de Bij ingang
babbelbox
zwembad Bij de uitlaatplek Bij de voedselbank Bij de brug Omwoners en
bezoekers bij een
festival
Speciale
doelgroep Hondenbezitters,
ouders van
kinderen, scholen Mensen in de
bijstand Jongeren,
bejaarden
Zwemmers,
bewoners buurt Y
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 2018
Forenzen12
5
WERKVORMEN
Denk tijdig na over de werkvormen die je gaat inzetten. Kies een werkvorm die past bij de gestelde
doelstelling en uitgangspunten. Wij benoemen van een aantal werkvormen de geschiktheid en geven
een aantal valkuilen en oplossingen aan. Bespreek je idee met je debatleider zodat hij/zij je kan
adviseren over de beste werkvorm.
5.1 Lezing
5.2 Interview
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201813
5.3 Debat
5.4 Debat met experts (panel)
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201814
5.5 Debat tussen verschillende partijen (verkiezingsdebat)
Een interessant boek over een goed verkiezingsdebat is: Een feest van de democratie
https://www.bol.com/nl/p/een-feest-van-de-democratie/9200000006227442/
5.6 Talkshow
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201815
5.7 Dialoog
5.8 Festival/markt
Hoeveel spreektijd geef je iemand en welke vorm kies je? Dat hangt
af van de spreker
http://blog.sprekershuys.nl/hoe-lang-iemand-leuk-om-naar-te-
luisteren/
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201816
6
RANDPROGRAMMERING
6.1 Buzz vooraf
Zorg dat je het gesprek al voor het event op gang hebt gebracht. Creëer een buzz. Zo heb je al
inhoud, en trek je meer publiek. Bijvoorbeeld:
1.
Publiceer een interview met een spreker
2.
Organiseer een foto/film/essay/knutselwedstrijd
3.
Zet de babbelbox/klaagmuur/suggestiedoos/stellingen-emmer neer in de Bibliotheek
Hang in de dagen voor het debat posters met
stellingen op. Laat het publiek daar op stemmen:
– met rode/groene stickers
– met een digitaal systeem
– met balletjes in een bakje
Voordelen:
– mooie promo
– je weet precies welke stellingen controversieel zijn
en welke niet. Die kies je uit voor het debat
6.2 Intermezzo
Muziek, een dichter, en kunstenaar… kunst en cultuur hoort bij de Bibliotheek en maakt je debat
leuker. Maar let op: de artiest(en) moet(en) wel echt goed zijn. Anders heeft dit een negatieve
weerslag op je event.
And now for something completely different… Een intermezzo kan ook inhoudelijk zijn. Nodig een
inspirerende spreker uit over iets totaal anders.
6.3 En we gaan nog niet naar huis
Wat is er te doen na het debat? Een borrel, een kennismakingsspel of een meet and greet met de
spreker(s)?
6.4 Interactiesoftware
Maak gebruik van software om het publiek te betrekken. Er zijn verschillende systemen, elk met hun
voor- en nadelen. Mocht je geen systeem gebruiken, zorg dan in elk geval voor rood/groene
stemkaarten.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201817
7
DE INHOUD
7.1 Afgebakend thema, heldere hoofdvraag
Zorg dat het thema goed is afgebakend en de hoofdvraag helder is. Wees niet bang het klein te
houden: mensen gaan er toch wel van alles en nog wat bij halen.
7.2 Stellingen
Goede stellingen zijn de basis van een goed debat. Gebruik hiervoor de ‘handleiding goede stellingen’.
De belangrijkste voorwaarden:
1) Controversieel: de helft van de zaal hartstochtelijk voor, de andere helft mordicus tegen.
2) Bevat ‘moeten’: stellingen moeten consequenties hebben: wat gaan we doen? Liever stellingen
met het woord moeten er in (we moeten bananen kopen) dan vage ‘is het zo dat’ stellingen
(bananen zijn lekker).
3) Liever een casus dan een principe: Liever een casus (de bijstand moet €150 lager) dan een
principe (de verzorgingsstaat moet versoberd worden). Anders praat iedereen langs elkaar heen
en gaat het nergens over.
Besteedt niet teveel tijd aan het formuleren van stellingen: stuur de debatleider ‘work in progress’: je
eerste ideeën. En vooral: stuur de debatleider de dilemma’s waar je het over willen hebben. Daar gaat
het om, de precieze formulering komt daarna wel.
7.2.1
Dilemma of multilemma
Behalve een binaire stelling (eens/oneens) kunnen we ook meerdere opties bevragen. Mensen kiezen
dan (met het stemsysteem) uit meerdere opties één optie, geven verschillende opties een cijfer of
maken een ranking van meerdere opties.
De verschillende opties moeten het liefst zo concreet mogelijk zijn, maar wel echt fundamenteel
verschillen. Ze zijn dus een voorbeeld van een principe.
Stelling
Multilemma
Voorbeeld Leerlingen die hun huiswerk niet
gemaakt hebben, moeten
nablijven.
Wat doen we met leerlingen die hun huiswerk
niet maken?

Nablijven (straf)
Corvee (nuttige straf)
Een essay maken (introspectie)
Gesprek met ouders (pedagogisch
ingrijpen)
Niks, eigen verantwoordelijkheid
Voordeel Dwingt het gesprek te focussen op Laat het debat verbreden, maar kan ook laten
de fundamentele tegenstelling:
uitwaaien:
Duidelijk,
Biedt meer ruimte voor nuance
Het is absoluut en je moet
Biedt meer ruimte voor alternatieven
echt kiezen
We kunnen de stemming
in de zaal meten (en evt.
beslissen)
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201818
8
UITNODIGINGEN, PROMOTIE EN REGISTRATIE
8.1 Promotie = 80% van het werk
Het zorgen voor een volle zaal is minstens zo veel werk als alle andere dingen bij elkaar. Of misschien
wel 80% van het werk. Het is zonde van je investering als je een mooi evenement organiseert en
vervolgens met een lege zaal zit, of met niet de juiste mensen. Maak dus een goed promotieplan.
8.2 Uitnodigingen
“Geachte heer/mevrouw,
Het doet ons een groot genoegen u te mogen uitnodigen voor een event waarvan het volstrekt
onduidelijk is waarom u er bij zou willen zijn, en dat nu al stoffig klinkt. De datum zit ergens in dit
schrijven omfloerst verstopt. Er is een inlooptijd en een begintijd en een eindtijd van de borrel. Om u
aan te melden, stuur dan een mail naar aanmeldenevent@naamvanonzeorganisatie met daarin uw
aanhef, naam, organisatie, dieetwensen, kleur ogen van uw hond en nog veel meer irrelevante
informatie”
Nog elke dag worden er vreselijke uitnodigingen verstuurd. Dus let op:
What’s in it for them > geef voldoende motivatie aan je doelgroep om te komen
De Bibliotheek heeft een doel met de bijeenkomst. Misschien dat dat ook de reden is waarom
mensen komen. Maar grote kans van niet. Denk daarom goed na: ‘What’s in it for them’: welke
behoefte van je doelgroep bevredig je?
Actief taalgebruik
Actieve taal i.p.v. passief
Gebiedende wijs
Kort
Geen overbodige plichtplegingen
Concreet
Wees zo concreet mogelijk over wat er gaat gebeuren. Mensen zijn eerder geneigd te komen
als ze precies weten wanneer er wat gaat gebeuren. Vermeld dus het programma en zet erbij
wat er van het publiek wordt verwacht.
Timing
Zorg dat de uitnodigingen op tijd worden uitgestuurd: stuur zo snel mogelijk een save the date,
en een reminder als sprekers en programma bekend zijn.
Multimediaal
Én een fysiek kaartje én facebook én Twitter én nabellen. Persoonlijk contact kost meer tijd,
maar is het meest effectief.
Grote/opvallende aanmeldknop → call to action
Alles in de mail moet leiden naar: registratie
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201819
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201820
8.3 Wel of niet vragen om te registreren
Idealiter geef je wel de mogelijkheid om aan het publiek zich heel eenvoudig aan te melden, maar stel
het niet verplicht.
8.4 Reminden
Vergeet niet mensen een reminder te sturen. Stuur gerust 2x een reminder naar mensen die nog niet
zijn aangemeld. Maar stuur ook mensen die wel zijn aangemeld een week voor het event ook nog een
mail met praktische info en een lokkertje. Zeker bij gratis events is de no-show enorm (>30%) (er
komen zelden mensen die zich niet hebben opgegeven). Zo zorg je dat mensen het niet vergeten.
Post de dagen voorafgaand aan het event af en toe wat op Facebook. Want mensen vergeten snel.
Wat
Save the date
Wanneer 12 – 4 wkn vooraf
Uitnodiging
Reminder
Last minute
6-4 wkn
Voor wie Mensen met drukke Publiek, pers, doelgroepen,
agenda’s die dit
netwerk
belangrijk vinden Publiek,
Pers,
pers,
doelgroepen,
doelgroepen, netwerk
netwerk
Met wat Kopie van
Mensen met
bijzondere interesse
in het debat of het
onderwerp wil je al
vroeg hun agenda
laten blokken.
Ook al heb je nog
geen sprekers,
programma of
precieze invulling:
stuur een
aankondiging.
Laatste
info
Zorg dat je een hele
concrete uitnodiging kunt
sturen: als mensen dit zien
moeten ze precies weten
hoe het event er uit gaat
zien.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mensen
die zich
hebben
opgegeven
wat
wanneer
waar
sprekers
onderwerpen/vragen
Bijv: je doet een
debat over wonen.
Stuur vroeg een
save the date uit
naar
woningcorporaties,
beleidsmedewerkers
wonen, de
woonbond en
raadsleden van de
commissie wonen.
Medium
Email
E-mail
Facebook event
Brief
Social media
Posters/flyers
Expositie
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 2018
E-mail
Facebook
(event)
Social media
E-mail
E-mail
Facebook
Facebook
(event)
(event)
Social media21
Leer van festivals
De concurrentie bij popfestivals is moordend en bezoekers stellen het kopen van kaartjes lang uit.
Daarom maken ze hun ‘line-up’ in stapjes bekend. Zo hebben ze regelmatig een ‘nieuwtje’ en dus een
excuus om iets in hun Facebook event te posten. In de laatste 2 weken voor het festival posten ze
dagelijks een nieuwtje, foto’s van de voorbereiding, het weerbericht of gewoon ‘wij hebben er zin in,
jullie ook?’. En natuurlijk regelmatig ‘bijna uitverkocht, wees snel’.
Bij concerten zijn er de laatste dag soms meerdere berichten. Want ze weten: mensen beslissen vaak
last minute, en veel mensen willen een kaartje kopen, maar zijn dat 2 minuten later al weer vergeten.
8.5 Gebruik maillijsten en registratie software
8.5.1
Mailinglijsten
Stuur de mail niet vanuit outlook, maar gebruik een mailing-programma zoals bijvoorbeeld Mailchimp.
Zo kun je eenvoudig mails met mooie layout maken die zich aanpassen aan mobieltjes
Je ziet precies hoeveel mensen de mail hebben gekregen, geopend en doorgeklikt.
Mensen kunnen zich uitschrijven (en/of inschrijven), en aangemelde mensen kun je markeren. Zo
zorg je ervoor dat mensen die al zijn geregistreerd niet een reminder krijgen, maar een mail met
‘leuk dat je volgende week er bij bent’
8.5.2
Automatiseer de registratie
Maak het de gasten en jezelf makkelijk door de aanmeldingen te automatiseren.
Als het proces te moeilijk is, haken mensen af. Als mensen mails moeten sturen: veel te
ingewikkeld.
Door het te automatiseren bent u geen tijd kwijt met het bijhouden van de gastenlijst en kunt
vervolgmails makkelijk sturen.
Het ziet er professioneel uit.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201822
8.6 Spreek netwerken aan
Elke debatevent is een mogelijkheid om je netwerk en/of relaties te vergroten. Probeer deze contacten
goed bij te houden. Durf ook het netwerk achter je netwerk aan te boren: stel de vraag (ook aan de
debatgasten) om hun achterban mee te nemen, om het pleidooi kracht bij te zetten.
Wanneer debatten ontstaan vanuit samenwerkingsvormen met andere organisaties, is het makkelijker
om het netwerk te vergroten en dat zal dus ook de opkomst voor je debat bevorderen. En let op: elke
bibliotheekmedewerker, en zeker de extern gerichte collega’s, hebben een netwerk en kunnen dit
aanspreken ten faveure van het debat. Vraag hen daar gewoon naar!
8.7 Levende reclame in de Bibliotheek
Maak gebruik van de vloer en de bezoekers en alle kanalen van de Bibliotheek. Je kunt posters
ophangen, flyers neerleggen, borden plaatsen waar het publiek zijn mening op kan geven. Zet je
eigen personeel in om bezoekers te wijzen op het event en gebruik je eigen kanalen (social media,
nieuwsbrieven, etc.).
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201823
9
PERS
De pers is, afhankelijk van het type debat en de doelstellingen die moeten worden bereikt, een
noodzakelijkheid, als is het alleen maar voor de centrale debatgasten. Nodig breed uit, mits het je
boodschap en (debat)activiteit ondersteunt.
Geef de debatleider ook mee dat hij/zij kan pogen om ‘morgen in de krant te staan’. Het zal niet altijd
gebeuren, maar wanneer je niet deze sturing meegeeft zal het ook echt nooit gebeuren. Dit nieuws
kun je natuurlijk ook zelf maken via je eigen bibliotheekkanalen en/of een persbericht direct ná het
debat (op dezelfde dag).
Journalisten gaan overigens vaak anoniem onder het publiek zitten. Aan jou de taak om contact te
leggen en het verhaal positief te beïnvloeden. Dat mag namelijk best! Zeg ook tegen de debatleider
dat er pers in de zaal zit. Laat de journalist ook vrij om na het debat nog even apart te praten met de
centrale gasten; je kunt dat contact stimuleren – als debatorganisatie ben je er om de professionals,
ook journalisten, hun werk te laten doen.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201824
10 PRODUCTIE
10.1 Organiseer jezelf
Doe de dingen waar je goed in bent en huur het in wanneer het kan. Investeer in die dingen en
materialen waarvan de kosten vaker terugkomen. Bespaar niet op geluid: een debat zonder goede
geluidstechniek is funest voor je activiteit! We zijn daar zo stellig in: als het geluid niet goed is en ‘het
geluid de zaal niet aankan’ kun je net zo goed het debat niet organiseren. Laat ook niet een
debatleider en/of debatgast vertellen om het debat zonder geluidversterking te continueren: dat is het
begin van het beknibbelen aan de kwaliteit van het debat. Laat het niet gebeuren, er is geen discussie
over mogelijk.
Wanneer het door lage opkomst in klein verband kan, dan zou je het kunnen overwegen. Maar
doordat je geluid maakt, worden passanten verleid om mee luisteren en mee te doen.
Lichttechniek is optioneel: het is een mooie aanvulling en verbetering, maar – wellicht ook gezien de
extra kosten – niet de meest noodzakelijke.
10.2 Draaiboek
Maak een simpel draaiboek voor het evenement en een projectplanning voor het geheel inclusief
voorbereiding en nazorg. Zorg dat hierin alle informatie bij elkaar staat (wie wanneer wat doet, en wat
er moet gebeuren). Maar houd het kort. En houd de voortgang bij (plan dat ook in).
10.3 Sprekers uitnodigen en briefen
Laat twee weken van tevoren de sprekers duidelijk weten wat van ze verwacht wordt. Hoeveel tijd
hebben ze, worden ze geïnterviewd, wat zijn de stellingen en zijn ze bij voor of tegen ingedeeld.
De vraag is niet wat de spreker wil, de vraag is wat jij wil. Wees directief: zij zijn er om je publiek te
vermaken.
“Sprekers zijn clowns’.
In deze column chargeert Rogier Elshout nogal, maar zijn boodschap is duidelijk: sprekers zijn er om
je publiek te plezieren, niet andersom.
@Rogier waar is de link naar de column
10.4 Techniek
Bedenk op tijd welke techniek je allemaal nodig hebt. Heb je dat in huis of moet je techniek inhuren?
Als je met een vaste leverancier werkt, weet je wat je aan diegene hebt en kun speciale tarieven
afspreken. Dan ben je er waarschijnlijk minder tijd aan kwijt.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201825
11 PRAKTISCHE ZAKEN
11.1 Zaalopstelling: interactief en toegankelijk
Een debat in een theateropstelling werkt minder goed. Zorg idealiter altijd voor een opstelling waarbij
Sprekers tussen het publiek staan
Het publiek elkaar kan aankijken
Op die manier heb je een setting waarin de meeste interactie wordt bewerkstelligd.
Andere tips:
Laat de sprekers bij voorkeur staan.
Zitten ze toch, dan NOOIT achter een tafel! Dat ziet er passief uit (sprekers gaan
achteroverleunen) en er is een fysieke barrière met het publiek. Daarnaast is het niet meer van
deze tijd en past het niet bij de toegankelijke eigentijdse Bibliotheek van nu.
Zet sprekers nooit op een kruk. Dat kan ongemakkelijk zijn voor oudere mensen en vrouwen met
een jurk/rok en eigenlijk komt niemand goed over op een kruk.
Gebruik geen hoge statafels voor
sprekers. Daar verdwijnen ze achter,
zeker kleinere sprekers. Geef ze liever
een laag tafeltje.
Zet 35% minder stoelen klaar dan
aanmeldingen, en houdt een stapel
achter de hand. Er is altijd no-show. En
liever dat je kort voor tijd extra stoelen
moet neer zetten, dan lege stoelen. Zet
pas extra stoelen neer als de voorste
rijen helemaal vol zijn.
Dirigeer mensen naar voren. Het is
belangrijk dat vooral de voorste stoelen
bezet zijn, ook in verband met foto’s en
video-opnamen. Wees hierin sturend, mensen gaan van nature achterin zitten. Om die reden is
het dus ook al belangrijk dat je in het begin te weinig stoelen neer zet, of de achterste rijen met
een lint afzet.
Zet achter de stoelen ook statafels neer, zo lok je passanten.
11.2 Geluid
Zorg voor goed geluid
Als het slecht te verstaan is, haken mensen af en dat heeft weerslag op het hele bijeenkomst. Ga
voor kwaliteit.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201826
Zorg voor speld- of headset microfoons. Zo zijn je sprekers handsfree. Of geef ze tenminste een
draadloze microfoon. Door een microfoon aan een draad, en al helemaal door een vaste
microfoon, worden mensen statisch.
Schaf een catchbox (gooimicrofoon) aan
11.3 Licht
Zorg dat de verlichting in de zaal goed is en de sprekers/debaters goed te zien zijn.
Met een klein beetje theaterverlichting ziet het er meteen veel professioneler uit.
11.4 Scherm
Stel jezelf de vraag of je een scherm echt nodig hebt? Zo ja:
• Voorkom een beamer op een tafeltje. Hang deze aan het plafond of beschijn van achter.
• Voorkom dat sprekers voor de beamer staan. Zet de schermen aan de zijkant of beschijn
van achter.
Voor de presentatoren is het prettig als de powerpoint voor hen goed zichtbaar is. Dus zorg ervoor
dat ze voor zich op de vloer een monitor hebben, zodat ze niet de hele tijd met hun rug naar het
publiek staan.
11.5 Mooi decor
Heb je vaste items (zeepkist, tafel)?
Liever geen rolbanners. Die zien er goedkoop uit.
Hoe zie je dat je in de Bibliotheek bent? In plaats van een banner met het woord Bibliotheek er op,
kun je ook zorgen dat je op elke foto een boekenkast ziet omdat je midden in de bibliotheek staat.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201827
11.6 Interactiesysteem
Door middel van een digitaal interactiesysteem kunnen mensen via hun smartphone stemmen, vragen
beantwoorden (multiple choice of open), vragen stellen en nog veel meer.
Voordelen:
• Het ziet er modern uit.
• Het is laagdrempelig; ook verlegen mensen worden zo gehoord.
• Het is eerlijk: je hoort de mening van iedereen en niet alleen van de hardste schreeuwers.
• Het bespaart tijd: in korte tijd kun je de mening van de hele zaal horen of veel reacties krijgen.
• Hoger leerrendement: als mensen ergens over hebben moeten nadenken, onthouden ze meer.
• Leukere vragen: in plaats van iemand het woord geven en maar hopen dat die een vraag stelt die
iedereen boeit, kun je uit alle inzendingen de leukste reacties of vragen halen. Bij sommige
systemen kan het publiek zelfs elkaars vragen omhoog en omlaag stemmen.
Benodigd:
Supersnel internet met veel toegangspunten.
• Er moet voldoende internettoegang zijn voor iedereen. In veel zalen is de 3G/4G toegang niet
voldoende en de meeste tablets werken alleen op wifi. Dat betekent dus: uw wifi router moet
minstens net zoveel IP-adressen tegelijkertijd kunnen uitgeven als er mensen in de zaal zitten. En
het liefst kort voor het evenement fris worden opgestart. Zijn deze termen abracadabra? Vraag het
dan aan ICT. Haperend internet = haperend evenement.
• Het liefst heeft u een netwerk zonder wachtwoord. In elk geval geen extra goed beveiligd netwerk
met individuele wachtwoorden, certificaten ed. De gemiddelde digibeet is dan bij de borrel nog
bezig met verbinding maken.
• Er moet een bedrade aansluiting zijn voor de laptop (een internetkabel).
Aansluiting op het scherm
• Er moet geschakeld worden tussen de powerpoint/ achtergrond/ film en het uitslagenscherm. Dat
kan met Alt-tab, maar is veel mooier met een VGA switch. Wederom abracadabra? Dan navragen
bij een technicus.
Zichtbare plek
• De operator heeft een tafel nodig met stopcontacten, internet en wat ruimte. Hij/zij kan het beste
werken als diegene met de technicus kan praten én het podium kan zien. Is de operator ook
sidekick? Dan dient hij/zij ook zichtbaar te zijn vanuit de zaal.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201828
12 GELUKKIG HEBBEN WE DE FOTO’S NOG
Een event organiseren is veel werk en kost veel geld/menskracht. Met een kleine extra investering in
audiovisueel materiaal, kun je het bereik enorm vergroten.
12.1 Foto’s en/of film
Regel een fotograaf en/of een filmmaker om het event vast te leggen. Denk goed na over wat je
vervolgens met het materiaal wilt doen: is het voor intern gebruik, is het materiaal voor folders en
verslagen of wordt het gebruikt voor het grote publiek?
Denk vooraf goed na wat je op de foto of in je video’s wil. Zie deze tips:
http://blog.sprekershuys.nl/handige-tips-van-rogier-elshout/
Neem bijvoorbeeld dit filmpje: https://www.youtube.com/watch?v=jTtRPwsTE0A. Een heel mooi
verslag over het debat, niet van het debat. Dit is geschikt om aan sponsors/directeuren te laten zien
dat het geld goed besteed is. Maar het geeft geen beeld van wat er in de Bibliotheek heeft
plaatsgevonden, daardoor is het minder geschikt voor inwoners/geïnteresseerden.
12.2 Live op de lokale omroep
De lokale omroep heeft vaak de techniek om het event op te nemen en uit te zenden… en is vaak op
zoek naar content. Maak een deal met hen! En stuur na afloop een verslag met een mooie foto naar
de lokale krant: die zitten vaak ook om content verlegen.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201829
13 UITVOERING
De grote dag is aangebroken. Hoe zorg je nu dat het goed gaat zonder in de stress te schieten?
13.1 Sta op tijd klaar
Zorg dat alles op tijd klaar staat. Zeg tegen de locatie dat de opstelling en techniek op een bepaalde
tijd klaar moeten staan (ruim voor de aanvangstijd). Anders gaan technici uit van de aanvangstijd van
het evenement en ben je te laat omdat de techniek niet op tijd klaar staat.
13.2 Repeteren en testen
Loop het hele programma door. Klopt de powerpoint presentatie, kloppen de aankondigingen, weet
iedereen wat hij/zij moet doen?
13.3 Broodje vooraf
Regel vooraf een broodje voor de spreker en debatleider, zo kunnen ze vast even acclimatiseren. En
zo voorkom je dat de sprekers de hele tijd hun mond vol borrelnootjes hebben.
13.4 Muziek vooraf
Muziek terwijl mensen binnenlopen. Geen liftmuziek. En niet te zacht. Het wordt een leuke
middag/avond!
13.5 Geen welkomstwoord door de directeur
De directeur wil graag iedereen welkom heten om uit te leggen dat de Bibliotheek debat belangrijk
vindt. Daar zit niemand op te wachten. Met je debat laat je zien dat de Bibliotheek het belangrijk vindt,
dat is meer waard dan 1.000 woorden. Show, don’t tell.
13.6 Geen cadeaus tijdens het debat
Het is niet leuk om te moeten kijken hoe sprekers een cadeau krijgen. Wacht met het geven van je
presentje tot de borrel. Dan heb je ook echt even de tijd om iemand echt te bedanken.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201830
14 COMMUNICATIE TIJDENS HET EVENT
14.1 Livestream
Leuk, maar er kijkt bijna niemand naar.
14.2 Twitter, Facebook, Instagram
Post wat over je event. Zorg wel dat deze posts interessant en relevant zijn en leiden tot interactie.
Dit werkt minder goed Dit werkt goed
Vlak voor het begin We gaan zo beginnen, spreker Y is
er klaar voor We gaan zo beginnen. Wat wil jij
vragen aan spreker Y?
Tijdens Het is een interessant debat met
meningen Partij A; “burgers boeien mij niet”.
Wat vindt jij daarvan?
Na Zo, dat was leuk Kijk hier de foto’s terug en tag
jezelf.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 201831
15 NAZORG EN EVALUATIE
Afhankelijk van je ambities kun je als Bibliotheek ná het debat de relaties dan wel de inhoud een
vervolg geven.
Een bedankje achteraf aan de centrale gasten, ook al hebben ze al een attentie van je ontvangen,
wordt altijd erg gewaardeerd. En het kan helpen om ze de volgende keer weer te vragen.
Mocht je de mailadressen van de bezoekers hebben geregistreerd is een bedankje en een extra
contactmoment (eventueel een oproep voor feedback op de avond/middag) attent. Zorg er wel voor
dat het voldoet aan de nieuwe AVG regels.
Inhoudelijk kun je de opbrengst van het debat ook verder uitnutten. Dat kan middels persberichten
richting de traditionele media, maar natuurlijk ook via je eigen kanalen zoals nieuwsbrieven en social
media. Je kunt de inhoud en uitkomsten van het debat aan de verantwoordelijke politici doorgeven,
zodat er daadwerkelijk ook iets met de uitkomsten worden gedaan.
Een evaluatie van het debat kan voor verschillende doeleinden gedaan worden en op verschillende
manieren uitgevoerd. In principe is evalueren altijd een goed idee, maar het kost natuurlijk tijd.
Handleiding DEBATTEN ORGANISEREN IN DE BIBLIOTHEEK
Rogier Elshout/ ProBiblio, Juni 2018